نگاهی به کتاب مدیریت ژاپنی: کایزن

چگونه مدیریت ژاپنی را در یک شرکت ایرانی اجرا کنیم

نخست نیوز – مطالعات نشان می‌دهند ژاپن قبل از 1603، کشوری فقیر و عقب‌مانده بود که آشوب و گرسنگی سراسر آن را فرا گرفته بود. اما وقتی که تحول در نگرش و تغییر برای بهبود، به‌شکل فرهنگ، در مردمان ژاپن فراگیر شد، ژاپن با سرعتی چشمگیر به‌سوی توسعه و شکوفایی حرکت کرد. شکل‌گیری صنعت ساختمان، توسعۀ کشتزارهای برنج، کنترل رودخانه‌ها، ساخت پل‌ها، ایجاد سیستم‌های مالی و اعتباری و بهره‌گیری از همۀ اقشار جامعه در جهت ساختن ژاپن از دستاوردهای این فرایند فرهنگی بود. اما این تغییر چگونه ایجاد شد.

ژاپنی‌ها معتقدند آنچه به دست آورده‌اند حاصل تغییر در نگرش بوده ‌است و بر همین اساس، اگر فرایند یادگیری منجر به تغییر در نگرش و به‌تبع آن تغییر در رفتار نگردد، در عمل هیچ دستاوردی به‌همراه نخواهد داشت. بر همین اساس، تأکید داشتند مدیریت ژاپنی «کایزن» برخلاف تعبیرها و تفسیرهای ناقصی که در سایر کشورها از آن شده است، یک تکنیک نیست بلکه یک فرهنگ یا یک رویکرد نگرشی در جهت تغییر در نگاه و باور است تا بر اساس آن، با تغییر در خود و پیرامون خود به‌دنبال بهبود مستمر باشیم.

دکتر محسن گل‌پور مدیر برگزیده کشور در سال ۱۴۰۰ که دوره تخصصی مدیریت ژاپنی را در کشور ژاپن گذرانده است، قصد دارد تکنیک‌های اجرای این شیوه مدیریت در ایران را در کتاب «مدیریت ژاپنی: کایزن؛ به همراه گزارشی جامع از طرح‌های اجراشده» بیان کند و به این ترتیب خوانندگان کتاب را در مسیر پیشرفت و توسعه فردی و همچنین شرکت و سازمان یاری کند.

ژاپن از آغاز تا امروز؛ مدیریت کایزن، اصول و ارکان کایزن؛ جایگاه کایزن در شغل و سازمان شما؛ مراحل اجرای فرآیند کایزن در سازمان؛ نمونه‌های اجرای کایزن در سازمان‌های ایرانی؛ روش‌های پیاده‌سازی کایزن در سازمان؛ و رابطه فرهنگ و توسعه عناوین هشت فصل این کتابند.

در مقدمه کتاب آمده است که KAIZEN یک لغت ژاپنی است که از دو قسمت KAI ، به‌‌معنی تغییر، و ZEN، به‌معنی بهتر تشکیل شده ‌است؛ بر همین اساس کایزن  را اصطلاحاً   Continuous Improvement به‌معنی «بهبود مستمر» تعریف می‌کنند.

کایزن به ما می‌آموزد به‌جای آنکه به‌دنبال تحولات اساسی و بزرگ باشیم، تغییرات کوچک و پیش روی را دنبال کنیم؛ زیرا برآیند تغییرات کوچک، خودبه‌خود تحولات بزرگ را به‌همراه خواهد داشت: تحول= برآیند تغییرات کوچک

از دیگر نکات برجسته و اساسی در فرایند کایزن، مشارکت همۀ نیروها در امر تغییر است. برخلاف روش‌های سنتی که عموماً تغییرات را مدیران و تصمیم گیرندگان ارشد سازمان‌ها صورت می‌دهند، در کایزن تک‌تک نیروها در امر تغییر مشارکت دارند و بر همین اساس، هر یک از نیروها در بخشی از سازمان که خود در آن فعالیت می‌کنند یک گروه کایزن تشکیل می‌دهند و به بهبود فرایند کار خود بر اساس این اصول می‌پردازند: ابتدا مشکل را پیدا می‌کنند؛ در ادامه برای آن راه‌حل انتخاب می‌کنند؛ سپس آن را اجرا می‌کنند؛ و نتایج و دستاورد آن را با قبل از اقدام، مقایسه می‌کنند.

هر گروه موظف است وضعیت جدید را با شرایط قبل آن، ازنظر کمٌی و کیفی مقایسه و شاخص‌های بهبودیافته را به صورت کمّی ارائه کند. حاصل این فرایند پدید آمدن تغییرات کوچک در همۀ بخش‌های سازمان است که درنهایت منجر به تغییر اساسی در کل سازمان خواهد گردید.

تعمّق در فرایند اجرایی کایزن به‌خوبی نشانگر آن است که کایزن صرفاً یک تکنیک و روش نیست، بلکه یک رویکرد نگرشی و تغییری رفتاری است. ما زمانی می‌توانیم این فرایند را در سازمان‌های خود به اجرا درآوریم که قادر باشیم تغییر در نگرش و رفتار را در تک‌تک نیروهای خود به وجود آوریم؛ پس کایزن را ابتدا باید از خود شروع کنیم.

آنگاه کتاب سراغ مراحل پنج‌گانۀ اجرای کایزن در سازمان، خانواده، اتاق شخصی و حتی میزکار اشخاص می‌رود که اصطلاحاً به آن نظام 5S می‌گویند.

1. جداسازی: Sei – ri: جداسازی به‌معنای تشخیص اجزای ضروری از غیرضروری، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهایی از غیرضروری‌هاست.
2. مرتب‌سازی: Sei – ton: نظم و ترتیب به‌معنی قرار دادن اشیاء در مکان‌های مناسب و مرتب است به‌نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء موردنیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
3. پاکسازی و نظافت: Sei – so: پاکسازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی. به‌عبارت دیگر پاکیزه‌سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی‌ها در این بخش از نظام 5S مؤکد است.
4. مستندسازی: Sei – ketsu: مستندسازی تنظیم فرایند درست کار در سازمان است تا بار دیگر اشتباهات گذشته تکرار نشود و روند فعالیت کاری به حالت پیشین خود باز نگردد.
5. انضباط فردی و مسئولیت‌پذیری در انجام کار: Shi – tsu – ke: انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی‌ها جهت انجام یک وظیفۀ خاص. نکتۀ اصلی در اینجا ایجاد عادت‌های درست به‌جای عادت‌های نادرست است.

کتاب پس از توضیح پنج گام کایزن به دقت اجرای کایزن در واحدهای مختلف گروه صنعتی مکرر را تشریح کرده و آنگاه روش‌های پیاده سازی کایزن در سازمان را بیان می‌کند: آموزش مدیریت ارشد سازمان؛ آموزش مدیران و کارکنان؛  فراخوان جهت تشکیل گروه‌های کایزن؛ تشکیل کمیته ارزیابی کایزن؛ طراحی فرم‌های ارزیابی پروژه‌ها‌؛ ارزیابی اولیه طرح‌های کایزن؛ اجرای مراحل کایزن توسط گروه‌های کایزن؛ و ارزیابی و اهدای جوایز.

کتاب کوشیده است با مثال‌هایی ساده و ملموس روش‌های کایزن در راه‌اندازی یک سیستم فروش بهتر، ایجاد رابطه بهتر با مشتریان و افزایش بهره‌وری سیستم در یک شرکت و سازمان ایرانی را کاملا تشریح کند و به نوعی یک دستیار گام به گام برای مدیران و کارکنان علاقه‌مند به دانش مدیریت باشد.

کتاب «مدیریت ژاپنی: کایزن؛ به همراه گزارشی جامع از طرح‌های اجراشده» نوشته دکتر محسن گل‌پور در ۲۰۴ صفحه را انتشارات آرمان رشد رهسپار بازار کتاب کرده است.

جواد لگزیان